INFORMATIVA CLIENTI E FORNITORI
Oggetto: INFORMATIVA ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016
La presente informativa è resa da VIDEO SISTEM S.R.L. ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 e riguarda il trattamento dei dati personali dei clienti, dei fornitori e dei rispettivi referenti nell'ambito dei rapporti commerciali intrattenuti con la Società.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è VIDEO SISTEM S.R.L., con sede legale in Via Magenta, 77, 20017 Rho (MI), P. IVA 12311640150, telefono +39 02 93508430, e-mail videosistem@videosistem.it. Il Titolare tratta i dati personali nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche “GDPR”).
2. RAPPRESENTANTE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Non è prevista la figura del Rappresentante del Titolare del trattamento all'interno di questa organizzazione in quanto non necessaria ai sensi del Regolamento stesso.
3. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Non è prevista la figura del Responsabile della protezione dei dati all'interno di questa organizzazione (anche denominato Data Protection Officer - DPO) in quanto non necessaria ai sensi del Regolamento stesso.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali è effettuato per le seguenti finalità:
a) gestione delle richieste di preventivi, instaurazione, esecuzione e gestione dei rapporti contrattuali con clienti e fornitori, compresi i rapporti con i rispettivi referenti e le attività operative e amministrative connesse;
b) adempimento degli obblighi di legge applicabili al Titolare, inclusi gli obblighi di natura contabile, fiscale e amministrativa;
c) gestione e recupero dei crediti, accertamento, esercizio e difesa dei diritti del Titolare, anche in sede stragiudiziale e giudiziale.
5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati personali necessari alla gestione delle richieste, all'instaurazione e all'esecuzione dei rapporti contrattuali e all'adempimento degli obblighi di legge è necessario per il perseguimento delle relative finalità. Il mancato conferimento di tali dati può comportare l'impossibilità di rispondere alle richieste, instaurare o gestire il rapporto contrattuale oppure adempiere agli obblighi normativi applicabili. Il conferimento di eventuali ulteriori dati non necessari alle suddette finalità è facoltativo.
6. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento è svolto legittimamente sulla base delle seguenti condizioni:
a) Per le finalità di cui al punto 4, lettera a), il trattamento è necessario all'esecuzione del contratto o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento, nonché per legittimo interesse del Titolare alla gestione e al regolare svolgimento dei rapporti commerciali e contrattuali, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento;
b) Per le finalità di cui al punto 4, lettera b), il trattamento è necessario all'adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il Titolare, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera c), del Regolamento;
c) Per le finalità di cui al punto 4, lettera c), il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare all'accertamento, all'esercizio e alla difesa dei propri diritti e alla gestione e al recupero dei crediti, ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento.
7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con l'adozione di misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza dei dati e a prevenire accessi non autorizzati. In ogni caso il trattamento avverrà a norma di legge secondo principi di liceità e correttezza e in modo da tutelare la riservatezza nonché mediante l'adozione di misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, adeguate al trattamento stesso così come riportato all'art. 32 del Regolamento.
8. DESTINATARI DEI DATI PERSONALI TRATTATI
I dati personali relativi al trattamento in questione potranno essere comunicati dalla scrivente, unicamente per ragioni connesse alle finalità sopraindicate, a personale dipendente dell'Organizzazione scrivente, debitamente autorizzati ai sensi dell'art. 29 del Regolamento, nonché fornitori di servizi informatici, professionisti specializzati in consulenza in materia fiscale eventualmente nominati dal Titolare Responsabili del Trattamento ex art. 28 del presente Regolamento, ove ne ricorrano i requisiti.
Tali dati NON saranno oggetto di diffusione.
9. TRASFERIMENTO DI DATI A UN PAESE TERZO
I dati personali non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell'Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario usufruire di servizi (a titolo esemplificativo non esaustivo, Facebook, Instagram, Microsoft Office 365, Google Workspace ecc.), aventi sedi ubicate fuori dall'Unione Europea, rende noto che tale trasferimento avverrà, nel rispetto degli Articoli 45 e 46 del Regolamento UE 679/2016, nonché di garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, in conformità a quanto previsto dalla Decisione di Adeguatezza emanata dalla Commissione Europea con il provvedimento del 10 luglio 2023 (Data Privacy Framework).
10. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
a) Per le finalità di cui al punto 4, lettere a) e b), i dati personali saranno conservati per il tempo necessario alla gestione delle richieste e per la durata del rapporto contrattuale. La documentazione contabile e commerciale soggetta agli obblighi di cui all'art. 2220 del Codice civile sarà conservata per 10 anni, fatti salvi eventuali ulteriori obblighi di legge. Per le richieste non seguite dalla conclusione di un contratto, i dati saranno conservati fino alla conclusione della trattativa, fatti salvi gli obblighi di conservazione della documentazione commerciale previsti dalla normativa applicabile e le eventuali esigenze di tutela dei diritti.
b) Per la finalità di cui al punto 4, lettera c), i dati personali saranno conservati per il tempo necessario al recupero dei crediti e alla tutela dei diritti del Titolare.
11. DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal Regolamento, l'accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione (diritto all'oblio), la limitazione del trattamento, l'opposizione, la portabilità dei dati, nonché il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 679/2016.
12. AUTORITÀ DI CONTROLLO
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente “Garante per la protezione dei dati personali” nel caso in cui ritenga che i suoi diritti nell'ambito di protezione dei dati personali siano a rischio.
13. PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO
I suoi dati non saranno inseriti all'interno di alcun processo decisionale automatizzato.
